Papierbasierte Prozesse mit SAP integrieren

Herausforderung

Die SMA Solar Technology AG setzt als Instrument der Personalentwicklung auf Fördergespräche. Im Mittelpunkt dabei steht das Kompetenzmanagement. Das Ergebnis des Gesprächs ist ein Soll-Ist-Vergleich der Kompetenzen des jeweiligen Mitarbeiters.

Zentrales Hilfsmittel zur Dokumentation der Gespräche ist ein mehrseitiges Papier-Formular. Auf den Einsatz von Computern im Rahmen der Fördergespräche wird bei SMA bewusst verzichtet, um die Atmosphäre und die Interaktion zwischen Gesprächsleiter und Mitarbeiter zu fördern. Auf dem Formular ist der Soll-Kompetenzstand als Resultat des letzten Gesprächs abgedruckt. Im Gespräch wird dann der Ist-Kompetenzzustand per Hand eingetragen. Mit großem Aufwand werden die Formulare anschließend manuell erfasst, ausgewertet und die Ergebnisse in das SAP®-HR System überführt.

Lösung

Erste Aufgabe ist es dabei, die aus dem SAP-System heraus generierten Formulare so auszugestalten, dass sie im weiteren Verlauf eine möglichst fehlerfreie automatische Erfassung sicherstellen. Eine von eoda individuell angepasste Java-Applikation stellt die Softwarelösung für das Einlesen der eingescannten Dokumente dar.

Um einen ganzheitlichen Workflow ohne Schnittstellen und Medienbrüche abzubilden, ist es entscheidend, die Software nahtlos mit dem führenden SAP-System zu integrieren. Ein SOAP-Webservice dient hierbei zur Übergabe der erfassten Informationen an das SAP-System.

Formularerstellung

Das SAP System zur Verwaltung der Personaldaten ist das führende System im gesamten Workflow. Auf Basis der in der SAP Datenbank gepflegten Personaldaten werden die Formulare zur Ermittlung des Kompetenzstandes erstellt. Zur späteren automatischen Erfassung der Formulare werden Erkennungsmerkmale mit aufgedruckt, die die Identifikation der unterschiedlichen Varianten der Formulare ermöglicht. Ein Barcode ermöglicht zusätzlich die eindeutige Zuordnung zu dem entsprechenden Mitarbeiter.

Personalgespräch

Die ausgedruckten Formulare dienen dem Leiter des Fördergesprächs zum Festhalten der erhaltenen Erkenntnisse über den Kompetenzstand des jeweiligen Mitarbeiters. Der Verzicht auf den Einsatz von Computern soll eine vertraulichere Atmosphäre schaffen und so die Qualität und Aussagekraft der Ergebnisse des Gesprächs erhöhen. Nach Beendigung des Gesprächs werden die ausgefüllten Formulare zur digitalen Speicherung der Ergebnisse eingescannt.

Automatische Erfassung

Grundlage der von eoda maßgeschneiderten Lösung ist die Open Source Version einer von der Universität Kassel entworfenen Software zur Erfassung von Markierungen (Optical Mark Recognition). Die Software ist in der Lage, die im Vorfeld definierten unterschiedlichen Varianten der Formulare mittels einer „Einlese-Maske“ zu erkennen. So wird die Position von gesetzten Kreuzen oder die Zahlen in Boxen im Fragebogen erkannt und ausgewertet. Daten von Freitextfeldern können auch als Bild aus den Formularen erfasst werden. Dies ist eine Option für den Fall, dass aus Gründen des Datenschutzes oder schlechter handschriftlicher Eintragungen eine fehlerfreie automatische Erkennung der einzelnen Inhalte nicht möglich ist.

Neben dem automatischen Ablauf des Datenerkennungsprozesses können die erfassten Daten manuell mit den gescannten Dokumenten verglichen und gegebenenfalls korrigiert werden. Ein ergänzendes Software-Modul versetzt die SMA-Mitarbeiter in die Lage „Einlese-Masken“ für neue Varianten des Erfassungsformulars zu erstellen. So haben sie die Möglichkeit, eigenständig individuelle Anpassungen vorzunehmen. Durch Schulung der zuständigen Mitarbeiter unterstützte eoda die SMA Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software zur Formularauswertung.

Integration der Ergebnisse

Über das webbasierte Datenaustauschprotokoll SOAP werden die erhaltenen Informationen mit einem Mausklick an das SAP-System übergeben und dort zur weiteren Verwendung integriert. Die Daten im SAP-HR-System sind dann die Grundlage für konkrete Fördermaßnahmen und für die Erstellung der Formulare für das nächste Gespräch.

Ergebnis

Gerade in wissensintensiven Unternehmen stellt das Personal die wichtigste Ressource dar. Daher ist die Entwicklung und Förderung der Mitarbeiter eine der bedeutendsten Aufgaben des Managements im Allgemeinen und der Personalabteilungen im Besonderen. Gut geführte und aussagekräftige Mitarbeiter-Daten bilden dabei die Basis für die Strukturierung konkreter Fördermaßnahmen.

Effiziente Prozesse im Kompetenzmanagement unterstützt durch intelligente IT-Systeme, die Raum für echte Gespräche lassen, entlasten die Mitarbeiter der Personalabteilung. Sie können sich so besser auf die eigentlichen Aufgaben im Personalwesen fokussieren. Das automatische Erfassen der Formulare und die Übergabe an das SAP-System stellen eine erhebliche Reduzierung des Aufwandes dar.