Künstliche Intelligenz in der Rechnungsprüfung

Intelligente Algorithmen als Buchhalterhilfe bei der B. Braun Melsungen AG

Herausforderung

B. Braun ist einer der führenden Hersteller von Medizintechnik-und Pharma-Produkten und Dienstleistungen weltweit. Mit der Fachkompetenz der über 60.000 MitarbeiterInnen leistet B. Braun einen wichtigen Beitrag für den medizinischen Fortschritt. Auch intern treibt B. Braun Verbesserungen in den Prozessen voran –zum Beispiel mit der Schlüsseltechnologie KI beim Thema Rechnungseingang.

Jährlich erreichen die Kreditorenbuchhaltung von B. Braun über 1,1 Million Rechnungen, die mittels automatischer Texterkennung (OCR) digitalisiert und gespeichert werden. Die mehr als 70 FinanzexpertInnen von B. Braun prüfen die Rechnungen und buchen sie auf ein Konto und eine Kostenstelle. Ein zeitraubender manueller Prozess.

Ziel

B. Braun möchte die Prüfung und Klassifizierung der Rechnungen sowie die Kontierung automatisieren, um die zuständigen MitarbeiterInnen von einer aufwendigen Routineaufgabe zu befreien. Mit der KI als Buchhalterhilfe sollen die Prozesse effizienter werden und für die MitarbeiterInnen mehr Freiräume für wertschöpfende Arbeiten entstehen.

Lösung

In einem sensiblen Geschäftsbereich mit hohen regulatorischen Erfordernissen, wie dem Rechnungseingang, setzt B. Braun mit den Data-Science-Experten von eoda auf einen Dienstleister, der die Anforderungen versteht und das KI-System vom Proof-of-Concept bis zum Produktiveinsatz im geschäftskritischen Prozess skalieren kann.

Auf Basis der historischen Rechnungszuordnungen und -buchungen hat eoda die Machine-Learning-Algorithmen entwickelt, die die Prüfung und Kontierung der digitalisierten Eingangsrechnungen automatisiert vornehmen.

Da großes Potenzial von KI in der konsequenten Verbindung mit menschlichem Fachwissen liegt, bezieht das System die zuständigen B. Braun Finanzexperten aktiv mit ein. Das KI-System ermittelt einen sogenannten Konfidenzwert für jede geprüfte Rechnung. Liegt dieser Konfidenzwert oberhalb eines definierten Schwellenwerts bedeutet dies, dass sich die Algorithmen sicher sind, diese Rechnung richtig kontiert zu haben und kein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Ist der Konfidenzwert niedrig oder der Rechnungsbetrag besonders hoch, greifen die Finanzexperten von B. Braun ein. Durch das Feedback der Experten werden die Algorithmen trainiert und weiter verbessert. Durch das Know-how und die Erfahrung der Datenexperten von eoda konnte bereits nach sehr kurzer Zeit mehr als ein Drittel der Rechnungsprüfungen über die Workflow-Automatismen erledigt werden.

Zudem hat eoda die Verantwortlichen bei B. Braun darin geschult, mit dem KI-System umzugehen und dieses einfach auf Ihre Anforderungen anpassen zu können. Dadurch wird der Algorithmus für die Beteiligten nachvollziehbar und die Akzeptanz nachhaltig gesteigert.

Ergebnis

Durch die Unterstützung von eoda und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz konnte der Rechnungseingang stärker automatisiert, mehr Zeit für andere Aufgaben und ein Plus an Qualität geschaffen werden.

Informationen zur technischen und methodischen Umsetzung

Für die optimale Nutzbarkeit hat eoda die Algorithmen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft von B. Braun rund um Microsoft Azure Databricks integriert. Die Algorithmen und ihre Berechnung hat eoda in R und Spark umgesetzt, um auch bei dieser großen Datenbasis eine hohe Performance der Analysen gewährleisten zu können. Die methodische Grundlage der automatisierten Klassifizierung des Rechnungseingangs ist ein Ensemble Modelling unter anderem aus Random Forests, Boosted Trees und neuronalen Netzen.

*Bildquelle B. Braun Melsungen AG