Wie gelingt die Automatisierung der Rechnungsprüfung?

Case Study: Künstliche Intelligenz als Buchhalterhilfe bei der B. Braun Melsungen SE

Rahmenbedingungen

Jährlich über 1,1 Millionen Eingangsrechnungen, mehr als 70 beteiligte MitarbeiterInnen

Mehrwerte

Schnellere Rechnungsbearbeitung, Steigerung der Produktivität, Erhöhung der Qualität

Projekterfolg

Über 300% Return-on-Investment im ersten Jahr nach dem Rollout, durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten

Herausforderung

B. Braun ist einer der führenden Hersteller von Medizintechnik-und Pharma-Produkten und Dienstleistungen weltweit. Mit der Fachkompetenz der über 60.000 MitarbeiterInnen leistet B. Braun einen wichtigen Beitrag für den medizinischen Fortschritt. Auch intern treibt B. Braun Verbesserungen in den Prozessen voran –zum Beispiel mit der Schlüsseltechnologie KI beim Thema Rechnungseingang.

Jährlich erreichen die Kreditorenbuchhaltung von B. Braun über 1,1 Millionen Rechnungen, die mittels automatischer Texterkennung (OCR) digitalisiert und gespeichert werden. Die mehr als 70 FinanzexpertInnen von B. Braun prüfen die Rechnungen und buchen sie auf ein Konto und eine Kostenstelle. Ein zeitraubender manueller Prozess.

Ziel

B. Braun möchte die Prüfung und Klassifizierung der Rechnungen sowie die Kontierung automatisieren, um die zuständigen MitarbeiterInnen von einer aufwendigen Routineaufgabe zu befreien. Mit der KI als Buchhalterhilfe sollen die Prozesse effizienter werden und für die MitarbeiterInnen mehr Freiräume für wertschöpfende Arbeiten entstehen.

Lösung

In einem sensiblen Geschäftsbereich mit hohen regulatorischen Erfordernissen, wie dem Rechnungseingang, setzt B. Braun mit den Data-Science-Experten von eoda auf einen Dienstleister, der die Anforderungen versteht und das KI-System vom Proof-of-Concept bis zum Produktiveinsatz im geschäftskritischen Prozess skalieren kann.

Auf Basis der historischen Rechnungszuordnungen und -buchungen hat eoda die Machine-Learning-Algorithmen entwickelt, die die Prüfung und Kontierung der digitalisierten Eingangsrechnungen automatisiert vornehmen.

Da großes Potenzial von KI in der konsequenten Verbindung mit menschlichem Fachwissen liegt, bezieht das System die zuständigen B. Braun Finanzexperten aktiv mit ein. Das KI-System ermittelt einen sogenannten Konfidenzwert für jede geprüfte Rechnung. Liegt dieser Konfidenzwert oberhalb eines definierten Schwellenwerts bedeutet dies, dass sich die Algorithmen sicher sind, diese Rechnung richtig kontiert zu haben und kein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Ist der Konfidenzwert niedrig oder der Rechnungsbetrag besonders hoch, greifen die Finanzexperten von B. Braun ein. Durch das Feedback der Experten werden die Algorithmen trainiert und weiter verbessert. Durch das Know-how und die Erfahrung der Datenexperten von eoda konnte bereits nach sehr kurzer Zeit mehr als ein Drittel der Rechnungsprüfungen über die Workflow-Automatismen erledigt werden.

Zudem hat eoda die Verantwortlichen bei B. Braun darin geschult, mit dem KI-System umzugehen und dieses einfach auf Ihre Anforderungen anpassen zu können. Dadurch wird der Algorithmus für die Beteiligten nachvollziehbar und die Akzeptanz nachhaltig gesteigert.

Ergebnis

Durch die Unterstützung von eoda und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz konnte der Rechnungseingang stärker automatisiert, mehr Zeit für andere Aufgaben und ein Plus an Qualität geschaffen werden.

„Die Arbeit durch KI schont die Ressourcen unserer Mitarbeitenden. Das Projekt mit eoda ist ein großer Schritt zu mehr Produktivität. Die Trefferquote der KI ist erfreulich hoch und die Nutzer sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Im ersten Jahr nach dem Rollout können wir mit diesem Projekt einen ROI von mehr als 300% generieren.“

Andreas Amrein | Director Smart Automation Services & Accounts Payable | B. Braun

„B. Braun hat das enorme Potenzial von KI erkannt und möchte damit seine Wettbewerbsfähigkeit weiter stärken. Mit der erfolgreichen Integration von KI in die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung konnten wir gemeinsam das erste produktive KI-Projekt im Konzern umsetzen. Wir danken B. Braun für das entgegengebrachte Vertrauen.“

Heiko Miertzsch | Co-Founder & CEO | eoda

Informationen zur technischen und methodischen Umsetzung

Für die optimale Nutzbarkeit hat eoda die Algorithmen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft von B. Braun rund um Microsoft Azure Databricks integriert. Die Algorithmen und ihre Berechnung hat eoda in R und Spark umgesetzt, um auch bei dieser großen Datenbasis eine hohe Performance der Analysen gewährleisten zu können. Die methodische Grundlage der automatisierten Klassifizierung des Rechnungseingangs ist ein Ensemble Modelling unter anderem aus Random Forests, Boosted Trees und neuronalen Netzen.

*Bildquelle B. Braun Melsungen SE

In vier Schritten zur Prozessautomatisierung in der Rechnungsprüfung

Kick-off Workshop

Wie sehen Ihre Prozesse, Technologien und Daten in der Rechnungsprüfung aus? In einem initialen Workshop ermitteln wir Ihre Anforderungen und Ziele und definieren die genaue Roadmap für die Automatisierung der Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen.

Proof-of-Concept

Schneller Nutzen, geringes Risiko: Im Rahmen eines Proof-of-Concepts realisieren wir passgenaue Lösung für Ihre Rechnungsprüfung. Dabei passen wir unsere bewährten Methoden und Algorithmen auf Ihre Rechnungsdaten und –prozesse an. In einem abgesteckten Rahmen schaffen wir so für Sie schnell den Durchstich.

Rollout & Betrieb

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Proof-of-Concept-Phase rollen wir die auf Ihre Bedürfnisse optimierte Lösung unternehmensweit aus. Dabei unterstützen wir Sie vom Aufbau der Daten-Pipelines über die Integration der KI-Lösung in Ihre verwendete Softwarelandschaft bis hin zum sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Optimierung

KI-Lösungen entwickeln sich in der Nutzung immer weiter. Durch die eingebauten Feedbackschleifen mit Ihren Expertinnen und Experten lernen die eingesetzten Algorithmen stetig dazu und können sich so noch weiter verbessern.