Wie gelingt die Automatisierung der Rechnungsprüfung?
Intelligente Algorithmen als Buchhaltungshilfe bei B. Braun Melsungen AG
Rahmenbedingungen
Jährlich über 1,1 Millionen Eingangsrechnungen, mehr als 70 beteiligte MitarbeiterInnen
Mehrwerte
Schnellere Rechnungsbearbeitung, Steigerung der Produktivität, Erhöhung der Qualität
Projekterfolg
Über 300% Return-on-Investment im ersten Jahr nach dem Rollout, durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten
Herausforderung
B. Braun ist einer der weltweit führenden Hersteller von medizintechnischen und pharmazeutischen Produkten und Dienstleistungen. Mit dem Know-how seiner mehr als 60.000 Mitarbeiter leistet B. Braun einen wichtigen Beitrag zum medizinischen Fortschritt. Auch intern treibt B. Braun die Verbesserung von Prozessen voran – zum Beispiel mit der Schlüsseltechnologie KI im Bereich des Rechnungseingangs.
Jährlich gehen in der Rechnungsabteilung von B. Braun über 1,1 Millionen Rechnungen ein, die mittels automatischer Texterkennung (Optical Character Recognition; OCR) digitalisiert und gespeichert werden. Die mehr als 70 Finanzexperten von B. Braun prüfen die Rechnungen und buchen sie auf ein Konto und eine Kostenstelle. Ein zeitaufwändiger manueller Prozess.
Ziel
B. Braun möchte die Prüfung und Klassifizierung von Rechnungen sowie die Kontierung automatisieren, um die zuständigen Mitarbeiter von einer zeitraubenden Routineaufgabe zu entlasten. Im Fokus liegen hier die vorher nicht-zuordenbare Rechnungen. Mit KI als Hilfsmittel in der Buchhaltung sollen Prozesse effizienter werden und Mitarbeiter mehr Freiraum für wertschöpfende Arbeit haben.
Lösung
In einem sensiblen Geschäftsbereich mit hohen regulatorischen Erfordernissen, wie dem Rechnungseingang, setzt B. Braun mit den Data-Science-Experten von eoda auf einen Dienstleister, der die Anforderungen versteht und das KI-System vom Proof-of-Concept bis zum Produktiveinsatz im geschäftskritischen Prozess skalieren kann.
Basierend auf den historischen Rechnungszuordnungen und -erfassungen entwickelte eoda die maschinellen Lernalgorithmen, die die Prüfung und Kontierung der digitalisierten Eingangsrechnungen automatisieren.
Da großes Potenzial von KI in der konsequenten Verbindung mit menschlichem Fachwissen liegt, bezieht das System die zuständigen B. Braun Finanzexperten aktiv mit ein. Das KI-System ermittelt einen sogenannten Konfidenzwert für jede geprüfte Rechnung. Liegt dieser Konfidenzwert oberhalb eines definierten Schwellenwerts bedeutet dies, dass sich die Algorithmen sicher sind, diese Rechnung richtig kontiert zu haben und kein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
Ist der Konfidenzwert niedrig oder der Rechnungsbetrag besonders hoch, greifen die Finanzexperten von B. Braun ein. Durch das Feedback der Experten werden die Algorithmen trainiert und weiter verbessert. Durch das Know-how und die Erfahrung der Datenexperten von eoda konnte bereits nach sehr kurzer Zeit mehr als ein Drittel der Rechnungsprüfungen über die Workflow-Automatismen erledigt werden.
Zudem hat eoda die Verantwortlichen bei B. Braun darin geschult, mit dem KI-System umzugehen und dieses einfach auf Ihre Anforderungen anpassen zu können. Dadurch wird der Algorithmus für die Beteiligten nachvollziehbar und die Akzeptanz nachhaltig gesteigert.
Ergebnis
Durch die Unterstützung von eoda und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz konnte der Rechnungseingang stärker automatisiert, mehr Zeit für andere Aufgaben und ein Plus an Qualität geschaffen werden.
„Das Arbeiten mit KI schont die Ressourcen unserer Mitarbeiter. Das Projekt mit eoda ist ein großer Schritt zu mehr Produktivität. Die Trefferquote der KI ist erfreulich hoch und die Nutzer sind mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Im ersten Jahr nach dem Rollout können wir mit diesem Projekt einen ROI von über 300% erzielen.“
Andreas Amrein | Director Smart Automation Services & Accounts Payable | B. Braun
„B. Braun hat das enorme Potenzial von KI erkannt und will es nutzen, um seine Wettbewerbsfähigkeit weiter zu stärken. Mit der erfolgreichen Integration von KI in die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung konnten wir gemeinsam das erste produktive KI-Projekt im gesamten Unternehmen umsetzen. Wir bedanken uns bei B. Braun für das uns entgegengebrachte Vertrauen.“
Heiko Miertzsch | Co Gründer | eoda
Informationen über die technische und methodische Umsetzung
Für eine optimale Nutzbarkeit integrierte eoda die Algorithmen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft von B. Braun um Microsoft Azure Databricks. Die Algorithmen und deren Berechnung wurden von eoda in R und Spark implementiert, um auch bei dieser großen Datenbasis eine hohe Performance der Analysen zu gewährleisten. Methodische Grundlage der automatisierten Klassifizierung von Eingangsrechnungen ist die Ensemble-Modellierung mit Random Forests, Boosted Trees und Neuronalen Netzen sowie weiteren Methoden.
*Image source B. Braun Melsungen SE