Papierbasierte Prozesse im Personalwesen mit SAP integrieren

Case Study: Entwicklung einer Individualsoftware zur automatischen Dokumentenerfassung und zur Übergabe der Informationen an ein SAP-System.

Die Ausgangssituation

Die SMA Solar Technology AG setzt als Instrument der Personalentwicklung auf Fördergespräche. Im Mittelpunkt dabei steht das Kompetenzmanagement. Das Ergebnis des Gespräches ist ein Soll-Ist-Vergleich der Kompetenzen des jeweiligen Mitarbeiters.

Zentrales Hilfsmittel zur Dokumentation der Gespräche ist ein mehrseitiges Papier-Formular. Auf den Einsatz von Computern im Rahmen der Fördergespräche wird bei SMA bewusst verzichtet um die Atmosphäre und die Interaktion zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu fördern. Auf dem Formular ist das Soll-Kompetenzprofil abgedruckt. Im Gespräch wird dann der Ist-Kompetenzzustand per Hand eingetragen.

Mit großem Aufwand werden die Formulare manuell erfasst und ausgewertet und die Ergebnisse in das SAP®-HCM System überführt.

Der Lösungsansatz

eoda wurde angefragt, ein System zu entwickeln, das nach dem Einscannen der Dokumente die per Hand gesetzten Kreuze und Zahlen ausliest und die erfassten Werte anschließend an das SAP übergibt.

Erste Aufgabe ist es dabei, die aus dem SAP heraus generierten Formulare so auszugestalten, dass sie im weiteren Verlauf eine möglichst fehlerfreie automatische Erfassung sicherstellen. Eine von eoda individuell angepasste Java-Applikation stellt die Softwarelösung für das Einlesen der eingescannten Dokumente dar.

Um einen ganzheitlichen Workflow ohne Schnittstellen und Medienbrüche abzubilden, ist es entscheidend, die Software nahtlos mit dem führenden SAP-System zu integrieren. Ein SOAP-Webservice dient hierbei zur Übergabe der erfassten Informationen an SAP.

Der Workflow

• Formularerstellung: SAP ist das führende System zur Verwaltung der Personaldaten im gesamten Workflow. Auf Basis der in SAP gepflegten Personaldaten werden die Unterlagen für den Soll-Ist-Vergleich erstellt. Zur späteren automatischen Erfassung der Formulare werden Erkennungsmerkmale mit aufgedruckt, die die Identifikation der unterschiedlichen Varianten der Formulare ermöglicht. Ein Barcode ermöglicht zusätzlich die eindeutige Zuordnung zu dem entsprechenden Mitarbeiter.
• Mitarbeitergespräch: Die ausgedruckten Formulare bilden die Basis für das Führen des Gespräches. Der Verzicht auf den Einsatz von Computern soll eine vertrauliche Atmosphäre schaffen und so die Qualität und Aussagekraft der Ergebnisse des Gesprächs erhöhen. Durch Selbst- und Fremdeinschätzung wird der Ist-Stand des Mitarbeiters in Bezug auf die erforderlichen Kompetenzen ermittelt und handschriftlich auf dem Dokument festgehalten.
• Einscannen der Formulare: Nach Beendigung des Gesprächs werden die ausgefüllten Formulare per Hauspost an das zuständige Personal geschickt und dort zur digitalen Speicherung der Ergebnisse eingescannt.
• Automatische Erfassung: Grundlage der von eoda maßgeschneiderten Lösung ist die Open Source Version einer von der Universität Kassel entworfenen Software zur Erfassung von Markierungen (Optical Mark Recognition). Die Software ist in der Lage, die im Vorfeld definierten unterschiedlichen Varianten der Formulare mittels einer „Einlese-Maske“ zu erkennen. So wird die Position von gesetzten Kreuzen oder die Zahlen in Boxen im Fragebogen erkannt und ausgewertet. Freitextfelder können auch als Bild abgespeichert und weiterverarbeitet werden. Dies ist eine Option für den Fall, dass aus Gründen des Datenschutzes oder schlechter handschriftlicher Eintragungen eine fehlerfreie automatische Erkennung der einzelnen Inhalte nicht möglich ist. Neben dem automatischen Ablauf des Datenerkennungsprozesses können die erfassten Daten manuell mit den gescannten Dokumenten verglichen und  gegebenenfalls korrigiert werden. Ein ergänzendes Software-Modul versetzt die SMA-Mitarbeiter in die Lage „Einlese-Masken“ für neue Varianten des Erfassungsformulars zu  erstellen. So haben sie die Möglichkeit eigenständig individuelle Anpassungen vorzunehmen. Durch Schulung der zuständigen Mitarbeiter unterstützte eoda die SMA Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software zur Formularauswertung.
• Integration der Ergebnisse: Über das webbasierte Datenaustauschprotokoll SOAP werden die erhaltenen Informationen mit einem Mausklick zur weiteren Verwendung an SAP übergeben. Die Daten im SAP-HCM bilden die Grundlage für konkrete Fördermaßnahmen und für die Erstellung der Formulare für das nächste Gespräch.

Die Vorteile für den Kunden

Gerade in wissensintensiven Unternehmen stellt das Personal die wichtigste Ressource dar. Daher ist die Entwicklung und Förderung der Mitarbeiter eine der bedeutendsten Aufgaben des Managements im allgemeinen und der Personalabteilungen im besonderen. Gut gepflegte und aussagekräftige Mitarbeiter-Daten sind dabei die Voraussetzung für eine erfolgreiche Personalentwicklung.

Effiziente Prozesse im Kompetenzmanagement unterstützt durch intelligente IT-Systeme, die Raum für echte Gespräche lassen, entlasten die Mitarbeiter der Personalabteilung. Sie können sich so besser auf die eigentlichen Aufgaben im Personalwesen fokussieren. Das automatische Erfassen der Formulare und die Übergabe an SAP stellen eine erhebliche Entlastung dar.

Die Nutzenaspekte

• Ganzheitliche Lösung zur Informationserfassung und Integration.
• Effizienter und schlanker Prozessablauf aufgrund der  nahtlosen Einbindung des SAP-Systems.
• Prozessoptimierung bei gleichzeitiger Beibehaltung der vertrauten Abläufe.
• Entlastung der zuständigen Mitarbeiter.
• Selbstständige Weiternutzung des Systems ohne die Notwendigkeit von externem Support.
• Nachweisbare wirtschaftliche Vorteile durch ein ergebnisorientiertes Projektdesign.

Über SMA

SMA Solar Technology AG ist weltweit führend in der Entwicklung, der Produktion und dem Vertrieb von Solar-Wechselrichtern und bietet als Energiemanagement-Konzern innovative Schlüsseltechnologien für künftige Energieversorgungsstrukturen an. SMA ist in 21 Ländern in allen wichtigen Photovoltaikmärkten präsent. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 5.000 Mitarbeiter und erzielte 2012 einen Umsatz von 1,5 Mrd. Euro